Chaque entreprise, indépendamment de son statut juridique, doit avoir une domiciliation qui correspond à son adresse officielle, soit son siège social.
En France, la législation admet que l’activité professionnelle d’une société s’exerce dans des locaux différents du lieu qui abrite son siège social. Pour cela on fait appel à un service de domiciliation d’entreprise (on parle de société de domiciliation).
Choisir la domiciliation de sa société
La domiciliation d’une société est laissée au choix de l’entrepreneur, seul ou avec ses associés : domicile du représentant légal de l’entreprise, local sous bail commercial de location ou en tant que propriétaire, pépinière d’entreprises, bureau partagé avec une autre société, société de domiciliation sous contrat, etc.
Le siège social apparaît dans les statuts sociaux sous la forme de l’adresse officielle de l’entreprise. Elle est transmise aux différents services administratifs, fiscaux et sociaux. La domiciliation d’une société, c’est aussi l’adresse qui est mentionnée sur le Kbis, émis par le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) lorsqu’il reçoit le dossier de demande d’immatriculation lors de la création d’une entreprise ou lors d’une demande de transfert de siège social.
La société de domiciliation, comment la définir ?
La société de domiciliation fonctionne avec un agrément de la préfecture du département dans laquelle elle est installée et elle possède en Kbis qui atteste de son enregistrement auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
La société de domiciliation est généralement située dans un environnement attrayant pour ses clients et leurs contacts (clients, fournisseurs, prospects) afin de permettre aux sociétés de domicilier leur siège social à une adresse commerciale valorisante, pratique et parfois même prestigieuse, comme c’est généralement le cas sur Paris.
La société de domiciliation offre des services annexes à celui de la domiciliation. Généralement en option, ils font l’objet d’une facturation qui s’ajoute au coût du loyer.
La société de domiciliation, comme ça marche ?
L’entrepreneur qui fait le choix de domicilier son entreprise dans une société de domiciliation doit se soumettre à quelques formalités : prise de contact avec la société domiciliataire et vérification du statut de cette dernière, de son agrément préfectoral, du numéro Kbis et de la définition de son activité professionnelle (objet social).
La visite du futur local professionnel dans les locaux de la société de domiciliation fini de persuader les entrepreneurs qu’ils font le bon choix.
L’entrepreneur et le représentant légal de la société de domiciliation signent alors un contrat de domiciliation dans lequel les éléments financiers et les options qui s’ajoutent à l’occupation d’un bureau dans les locaux de la société domiciliataire sont explicités : la société de domiciliation devient la société « domiciliataire » et l’entreprise hébergée la « domiciliée ».
Précisément, ce contrat présente :
- la durée de l’engagement réciproque : minimum 3 mois, renouvelable tacitement,
- l’identité des parties : y compris les références de l’agrément préfectoral,
- le choix des services optionnels,
- le coût de la prestation complète,
- le mode et la fréquence des paiements, et
- les modalités de résiliation dudit contrat.
La société de domiciliation, les avantages ?
Le principal avantage pour la société domiciliée est financier ; le contrat de domiciliation d’entreprise supprimant l’obligation de souscrire un bail commercial pour une durée de 3, 6 ou 9 ans.
En plus de cette liberté offerte à la société domiciliée, surtout si elle est dans sa phase de création, la société de domiciliation commerciale apporte d’autres avantages :
- faire le choix d’une adresse professionnelle pour renforcer sa crédibilité : domiciliation dans Paris ou sa banlieue, à Paris dans le triangle d’or ou dans un des nombreux centres d’affaires de la capitale,
- gestion du courrier : la gestion du courrier postal et du courrier numérique peut être permanente sur toute la durée du contrat, ou ponctuelle en fonction des besoins de l’entreprise domiciliée ; le courrier postal est réexpédié à une adresse fournie par le dirigeant d’entreprise et le courrier numérique redirigé vers une autre adresse mail en fonction,
- gestion des appels téléphoniques : la société domiciliée dispose d’un numéro de téléphone dédié et le dirigeant peut faire le choix de confier la gestion de ses appels à la société domiciliataire : transfert d’appels, prise de messages, service de répondeur.